Trabajo a distancia: nuestra experiencia y herramientas digitales para 2020

Esta es nuestra selección de herramientas digitales para hacer home office y trabajo a distancia productivo, durante la cuarentena por coronavirus.

Desde antes del coronavirus, la proyección mundial apuntaba a que el futuro estaría en el trabajo a distancia. Sin embargo, la proyección se transformó en tendencia rápidamente.

No todas las industrias tienen la posibilidad de hacer una transición hacia equipos de trabajo remotos, como los servicios de salud y supermercados. Pero para muchas otras industrias esto representa una gran oportunidad.

El problema está en que la necesidad apremiante del distanciamiento social tomó a muchas de ellas por sorpresa, por lo que aún están en búsqueda de pulir o implementar mecanismos para que sus equipos puedan colaborar a distancia y mantener la productividad.

Para nosotros en iLifebelt, que llevamos ya varios años implementando paulatinamente mecanismos de home office, nos parece valioso compartirles algunas de las prácticas y herramientas que nos han resultado útiles y que pudieran servirte a ti y tus equipos de trabajo.

Antes de ello déjame contarte cuál es la lógica detrás de nuestro fuerte énfasis en el trabajo a distancia:

Nuestros pilares de trabajo a distancia

Nosotros consideramos que el trabajo remoto  está estrechamente ligado a la transformación digital y, al igual que esta, consta de 4 componentes interdependientes:

1. Estrategia: la brújula que apunta al norte. Aquí está implícita la visión de lo que queremos lograr con la implementación de la transformación digital, o bien en este ejemplo específico,  los componentes de comunicación de equipos remotos. En nuestro caso es el contar con un equipo sinérgico, en sintonía, cómodo y productivo. 
2. Equipo: aquí vive la cultura de la organización, que debe incluir personas disciplinadas, capaces de autogestionar sus tareas y auditarse a sí mismas, con la capacidad instalada de funcionar en un ecosistema digital, o bien, con la actitud para adquirir esas capacidades. En iLifebelt, por la naturaleza de nuestro trabajo, todos nos movemos cómodamente en espacios digitales. Para otras empresas esto implica capacitar a su personal actual y, además, incorporar estas habilidades en el perfil de selección de nuevo personal a futuro.
3. Procesos: las estrategias se ejecutan a través de proceso clave en manos del equipo de trabajo. Este es el cómo del asunto. Es en los procesos en donde se crea valor, si son ágiles potenciamos la productividad, si no lo son creamos cuellos de botella.
4. Tecnología: ¿la tecnología en el último lugar? Sí, ninguna tecnología puede garantizar por sí misma que un equipo de trabajo sea productivo si no hay una dirección clara (la estrategia), personas avanzando hacia esa dirección (equipo) con pasos firmes y precisos (procesos). La tecnología habilita, esa es su función.

Más arriba decía que estos son componentes interdependientes, déjame hacer un énfasis aquí, porque esto significa que se nutren unos de otros, ningún carro podrá llevarte del punto A al punto B con una llanta pinchada. Los mismo ocurre acá.

Ahora entremos al quid del asunto hoy, algunas de las herramientas que nos han habilitado para que nuestro equipo continúe a toda marcha trabajando a distancia en medio del distanciamiento social generado por el coronavirus, más algunas otras que no usamos pero sabemos que pueden ser muy útiles.

Comunicación

En los inicios del trabajo remoto el primer gran obstáculo por superar era la comunicación. ¿Cómo mantener un equipo unido si no podían todos encontrarse casualmente junto al oasis del agua?

Nosotros lo hemos logrado de dos maneras principales: chat y videollamadas. Nuestras herramientas del momento para ello: Discord y Zoom. Pero también hay otras muy útiles, como Slack y Hangouts.

Discord:

¿Una app para gamers en la oficina? ¡Sí! A nosotros nos encanta.

Marineth, nuestra estratega digital lo resume así: “me gusta porque ahora sí ya puedo separar el trabajo de los memes de WhatsApp”.

Y es que en efecto, WhatsApp es sumamente lineal y su función es otra. Mientras que Discord fue creada para los fanáticos de los videojuegos, quienes necesitaban algo que les permitiera comunicarse eficientemente mientras continuaban jugando. Eso significaba, una herramienta ágil y ligera.

La comunicación se organiza en canales, pueden ser te texto o de voz, esta última es la característica más distintiva de la herramienta. También te permite compartir tu pantalla, hacer llamadas o videollamadas individuales y en grupos (no más de 8 personas en la versión gratuita).  Puedes compartir imágenes, archivos y videos, hacer transmisiones en vivo y hacer encuestas, entre muchas otras funcionalidades.

La versión gratuita es muy completa y tiene poquísimas limitaciones. Está disponible para Microsoft, Mac y Linux y tiene app para Android e iOS. ¿No quieres descargar más apps a tu teléfono o computadora? No hay problema, úsalo directamente desde el navegador.

Toma en cuenta que funciona mejor con grupos de trabajo pequeños o medianos. Cuando el equipo es muy grande, quizá quieras probar primero con Slack.

Slack

Esta herramienta comparte muchas características con Discord: la opción de organizar todo en canales y contar con mensajes directos. Es muy apreciada en el mundo de los negocios porque es mucho más fácil de navegar y permite integración con otras herramientas.

El principal pero suele ser el precio. Su versión gratuita sí tiene limitaciones, por ejemplo la cantidad de mensajes que almacena. Los planes de paga empiezan desde USD6.67 por usuario, por mes.

Zoom:

Nosotros tenemos contratada una de las versiones de paga, que es la que nos ha resultado ideal para nuestros webinars, pero también nos permite a todos los miembros del equipo conectarnos a la vez en nuestras reuniones de los lunes (esa reunión que es “la reunión”).

No todas tus reuniones virtuales deben incluir video, pero bien vale la pena que el equipo se vea las caras de vez en cuando, porque la mayor parte del proceso de comunicación no se da en las palabras, está en la expresión corporal, el tono de voz, los microgestos faciales y tantos otros componentes de la comunicación no verbal.

Personalmente, lo que más disfruto de Zoom es que las reuniones pueden empezar puntuales, no tenemos que pasar valiosos minutos asegurándonos que todos oigan, que vean la pantalla compartida o más inconvenientes como ese. Simplemente das clic en el link y funciona, la calidad del audio y video es muy buena y se adapta automáticamente al ancho de banda, para prevenir molestos inconvenientes.

De hecho, tiene muy pocos bugs, si por una extraña casualidad encuentras algún problema, lo puedes reportar y su respuesta será rápida y eficiente.

Hangouts:

Es la incursión de Google en el mundo de las videoconferencias. Ofrece un servicio bastante básico, pero su principal valor está su integración con la G-suite de Google. Es decir, si tu empresa ya está utilizando Gmail, Drive y Calendar, por ejemplo, Hangouts es la progresión más fácil que tu equipo puede adoptar.

Nosotros la usamos en menor medida, lo que nos gusta es que cuando enviamos la convocatoria por medio de Calendar de una vez genera un link de entrada a la “sala de conferencias” virtual.

Productividad

No necesitas trabajar a distancia para tomar ventaja de un administrador de tareas, que te permita visualizar el avance de proyectos y cumplir con las fechas de entrega, sirven en todo momento, pero la coyuntura actual hace que la necesidad de contar con ellas sea más visible.

Asana:

¡Mi herramienta favorita, por mucho! (esto no es un anuncio, es que en verdad me gusta). Esta plataforma para gestionar proyectos permite plasmar la estructura de tu empresa completa para llevar las actividades en orden.

Aquí puedes crear equipos que correspondan a los diferentes equipos funcionales o departamentos de tu organización. Cada equipo tiene proyectos y cada proyecto tareas accionables, a las que se le asigna un responsable y una fecha de entrega (una tarea sin estos dos componentes es más bien un deseo).

La experiencia del usuario en Asana es fantástica, puedes codificar todo con colores para mayor orden y gratificación visual. Es flexible y te permite tener actualizaciones de los procesos en tiempo real.

Su versión gratuita es súper completa, permite tener hasta 15 colaboradores en cada equipo, proyectos en forma de lista o tablero e integrar con otras aplicaciones (es muy apreciada su integración con Drive y Calendar de Google).

La mayor queja que he escuchado de Asana es que envía demasiadas notificaciones por correo electrónico. Pero adivina qué, ¡las puedes desactivar!

Trello

Esta plataforma no la he utilizado personalmente, pero conozco otros equipos que la utilizan y se sienten muy cómodos con ella. Es útil en la gestión de actividades, sincronizar información, saber qué tareas están en ejecución  y cuáles proyectos se han concluido. La interfaz del usuario es muy fácil de usar.

Es ideal cuando el volumen de tareas no es muy grande, de lo contrario valdría la pena considerar otra plataforma.

Monday

Su fuerte está en la utilización de tableros y pulsos, tener listas “to-do” o por hacer, todo codificado con colores. Tiene plantillas de tareas que hace que se facilite asignarlas. Funciona muy bien para la creación y administración de campañas.

Contenido: compartir y colaborar

Uno de los principales pilares de lo que hacemos en iLifebelt es generar contenido y mucho es colaborativo entre varios miembros del equipo. Estas son las herramientas que usamos:

Google Drive:

El material que generamos es almacenado en documentos, hojas de cálculo, presentaciones, con la posibilidad de que todo esté muy bien ordenado en carpetas. Esta herramienta se integra muy bien con Asana y el Calendar de Google.

Tenemos control sobre quién accesa a qué carpetas y qué permisos se le conceden. Las ventaja más grande para un equipo como el nuestro, en el que tenemos que trabajar materiales en el que varios miembros aportan y colaboran, es el control de versiones.

Todos los cambios se hacen en tiempo real y quedan registrados en el historial de versiones para que todos sepan qué se cambió, sin tener que cambiarle de nombre al documento.

La capacidad de almacenamiento es de 30GB, lo cual puede ser mucho o poco dependiendo del tipo de contenido que tengas allí. ¡Cuidado con los PDFs y las imágenes!

Dropbox:

Otro de los pilares de nuestro trabajo es la analítica digital. Estudios, investigaciones, presentaciones y diagnósticos tienen algo en común, son documentos que incluyen muchas gráficas, estadísticas e imágenes, que por si mismos podrían saturar el Drive de cualquiera.

Dropbox permite compartir estos documentos con miembros del equipo y hasta dar acceso a personas externas. Si bien tiene un límite de 2GB en su versión gratuita, por USD9.99 puedes ampliarlo a 2TB, esto es 2048GB, suficiente para casi cualquier empresa.

Ahora que cada vez más empresas están haciendo la transición para robustecer sus habilidades de trabajo a distancia a consecuencia de la pandemia del coronavirus, es el momento ideal para integrar nuevas herramientas a tu arsenal.

Como verás, no hay una sola herramienta que resuelva todos los problemas del home office o de la gestión de equipos a distancia. Se trata de encontrar el mix que mejor te funcione.

Nosotros en iLifebelt seguiremos compartiendo nuestras experiencias para aportar valor allí donde más lo necesites. Ahora cuéntanos cómo ha sido esta transición para ti y qué herramientas recomendarías.