3 Razones de implementar la automatización de procesos en tu negocio

“¿Automatización de procesos? ¿Quién necesita eso? Mi empresa está bien con el manejo de correos, notas y reuniones semanales donde revisamos el avance de las metas.”

Está bien que pienses así. Pero, ¿no preferirías tener reuniones donde se aproveche el tiempo perfeccionando y planeando nuevas estrategias en vez de organizar y revisar tareas pendientes?

Con el paso de los años el desarrollo de la tecnología ha ido evolucionando. Lo cual trae consigo una gran cantidad de plataformas disponibles que buscan aumentar la eficiencia de los procesos.

La transformación digital abre puertas a oportunidades que beneficien al crecimiento de una organización. Consulta 4 Beneficios de la Transformación Digital para aprender de estas ventajas y por qué es necesario que lo implementes en tu negocio.

Sin embargo, es muy común que al contar con tantas plataformas y empleados, se cree una des-organización donde no se tenga claro en que fase del proceso se encuentra cierta tarea. Crea confusión al querer indagar quien ha estado detrás de la misma y esto eventualmente provoca que no se lleguen a cumplir las metas trazadas.

Consulta Short Story on automation’s saving grace para conocer un ejemplo de cómo un problema de comunicación utilizando una plataforma puede afectar  el desempeño de una empresa.

Es aquí donde entra la importancia de la automatización de procesos. La cual tiene como propósito mejorar la eficiencia dentro de una organización y simplificar la vida de los trabajadores. La implementación de este sistema reduce costos, ahorra tiempo y tiene la capacidad de resolver problemas técnicos complejos.

Según el sitio Kiss Flow estos son algunos de los beneficios:

1. AGILIZA LA COMUNICACIÓN

El automatizar los procesos asegura que la información llegue completa al destinatario final que se desea. Permite que los integrantes del equipo añadan al trabajo que se está desarrollando de una manera más organizada.

Además se puede crear una jerarquía de flujo de trabajo que permita asignar responsabilidades de aprobación a las personas dentro de la organización. De esta manera las tareas y los proyectos son analizados, revisados y aprobados más rápidamente.

2. REFUERZA LA RESPONSABILIDAD

Al automatizar el flujo de trabajo se asigna un responsable para cada paso del proceso. Esto crea transparencia en el manejo de información de la empresa, lo cual refuerza la responsabilidad y el trabajo en equipo en los empleados.

De esta manera todos están al tanto de quién es el responsable de cada tarea y los mantiene informados de cuando la misma esta completada. Esto puede ser útil para identificar las tareas que toman más tiempo o en las cuales se debe mejorar. Para tomar decisiones, implementar procesos más eficientes y nivelar la carga de trabajo de manera adecuada.

3. MEJORA LA EFICIENCIA DE PROCESOS

La ineficiencia y los errores tienen un costo. Al implementar la automatización disminuyen los errores manuales y se agilizan procedimientos de pagos, ventas, y otros administrativos. Además se tiene un mejor control sobre los procesos de la empresa ya que la automatización permite conocer tanto el estado general de un sistema como el estado de una tarea en específico.

¡No lo pienses más y comienza a implementar este sistema en tu organización!

¿SABÍAS QUE?

¡La automatización puede implementarse no sólo de forma interna sino también externa! Consulta Marketing Automatizado para conocer de este tema y de los beneficios que puede traer a tu empresa.